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网络化:出版信息管理的必由之路

网络化:出版信息管理的必由之路
【 作 者 】何皓
【作者简介】何皓 作者单位:武汉大学出版社
【 正 文 】
一、出版信息管理——出版工作的基础
出版信息是出版工作有关信息的总称,它是出版行为的客观表征。从这个意义上讲
,只要存在着出版活动,哪怕是最基本、最具体的生产经营活动,就必然伴生出相关的
出版信息。由此看来,出版信息实在是太广泛、太庞杂了。尽管我们无意于追求事无巨
细的信息管理策略,但认识到出版信息的这一特征,对于正确理解出版信息管理的完整
内涵则是有益的。
随着出版事业的发展,出版工作与出版信息的关系日益密切。如制定选题计划,如
果没有图书市场需求信息,没有作者的有关信息,甚至没有同行出版情况信息,就会无
所适从。这仅仅是人所尽知的一个方面。事实上,出版工作对出版信息的依赖是全方位
的,出版信息关系出版活动的全过程,成为出版社经营管理的手段。面对浩瀚的出版信
息,其管理被突出地提高到一个前所未有的高度。只有对出版信息进行科学的管理,广
泛收集,赋之以便捷查询利用的形式,才能有效地加以使用。
出版信息无处不在,无时不有,给信息管理带来莫大的难度,为便于对出版信息有
一个明晰的认识,我们可选取某种标准,划分出其主要种类。依照信息的直观内容形式
,它包括选题及作者信息、原稿和成型图书特征信息、印制信息、销售信息、市场信息
、宣传信息、管理信息、过程动态信息、财务信息等。其中每一部分都代表着一簇同类
信息的集合。另外一种划分出版信息的方法是根据出版社内部分工情况,以信息的直接
使用者来进行粗线条的归类,如可分为编务信息、出版信息、发行信息、社务管理信息
、财务信息等。这种作法的好处是将信息的主要使用者和管理者结合在一起。它实际上
已成为信息管理网络设计的基本思路。
出版信息经历了手工管理阶段、计算机管理阶段,目前正处在向网络化管理的过渡
时期。
计算机网络是计算机技术与现代通讯技术相结合的产物,它通过数字通信线路将若
干单独的计算机和外部设备相互连接,从而实现计算机之间的相互通信,软、硬件资源
共享。出版信息管理网络化开辟了出版信息管理的新纪元。出版信息网络不同于“国际
互联网络”(INTERNET),也不同于“中国教育和科研计算机网”(CERNET)或者“中国公
用互联网”(CHINANET)等广域计算机网络,它是一种局域网络,用于出版社内部信息资
源管理。众所周知,出版社各个部门之间是相互关联的,有物的流动,更多的是信息的
流动,各自为政的计算机信息管理显然无法胜任现代化生产管理的要求。只有实现网络
化,才能从根本上解决信息交流和利用障碍问题。换言之,网络化是出版信息管理的必
由之路。
二、出版信息网络的构成及其信息内涵分析
构建出版信息网络应以对信息资源的合理布局为前提,从出版社内部机构设置出发
规划信息管理网络结构。出版信息源于出版活动,出版社所属各个分支部门既是相应信
息产生的源头,又是相关信息的主要使用者和管理者。出版行为和出版信息的依存关系
,决定了出版管理网络与出版信息网络的重叠,两者是不可分离的。
出版社一般有编辑、出版(含装帧、校对)、发行、财务以及办公室等部门,在社
长及其班子统一领导下,各部门相互联系同时又有相对独立的职能范围。因此,应以这
些部门作为主干网点,组成出版信息管理网络系统。出版信息网络主要包括编务信息管
理网点、生产信息管理网点、发行信息管理网点、财务信息管理网点、社务信息管理网
点等。需要说明的是,这是一个基本的骨干网络结构,根据情况不同,各出版社还可补
充其他特定部门的网点。这五大网点的信息内容主要是:
编务信息管理网点承担对与编辑活动有关的编务信息管理工作。这些信息包括作者
信息、选题信息、出版合同信息、对外合作项目信息、发稿信息、稿酬发放信息、图书
评奖信息、图书宣传信息、编辑劳动核算和付酬信息以及各种申报报表信息等。
生产信息管理网点主要是围绕编辑部门发稿开始到完成图书产品这一生产过程开展
信息管理的。该网点需要处理的信息有:封面装帧及版式设计信息、校样周转信息、付
印安排信息、生产周期执行情况信息、样书检查验收信息、版型管理信息、成本核算信
息、图书承印厂信息、印制员工作量信息、材料购置及发放信息等。
发行信息管理网点需要处理的信息有客户信息、市场需求信息、图书销售信息、销
售款回收信息、备货管理信息、发货进度信息、图书报废信息以及门市销售、邮购业务
信息等。
财务管理信息网点处理的信息量较大,涉及到财务管理、预决算规划,还要负责各
部门与财务有关的资金运营情况,包括成本信息、帐务信息、工资信息、税务信息以及
所有收、支款信息等。
社务信息管理网点主要有文件管理信息、员工档案信息、固定资产添置和使用情况
信息、会议信息、资料室信息等。
作为一种局域计算机信息网络,出版信息网络的拓朴结构可分为星型、环型、分布
式总线型几种类型。鉴于出版工作的特点,其中以分布总线型结构较为适宜。它采用分
散控制方法,不设中央控制结点,网络中任何一个发送信息的传送器都可以承担网络控
制功能。我国出版企业大多规模较小,需要处理的信息种类相对单一,信息量不是很大
,因此出版信息网络多为由若干微机组成的小型网络,其系统在局域网中属低档系统,
是一种较简单、灵活的网络。
三、出版信息网络的特征及其强大功能
出版信息网络最鲜明的特征在于充分实现了出版资源,尤其是出版信息资源的共享
。网络中的每一台计算机是一个工作站,它们各自独立执行自己的应用程序。但网络不
是计算机的简单相加,它们的联接使资源得以合理配置和共享。同时出版信息避免了相
同信息在多处重复著录、输入与存贮现象的发生,大大节省了信息存贮空间,减轻了工
作强度,提高了劳动效率。
一个网络成员使用其他成员的信息就如同自己的数据库一样方便。若编辑需要了解
某书的销售情况,他无须再去发行部门询问;若他需要了解自己发出的稿子在各个环节
的运行情况时,只要在自己的计算机上便可一目了然。但网络成员并非是可以对其他成
员的信息无所不能及的,对一些不能“共享”的信息,每个成员都可通过网络限制其他
用户的查询,这是网络具有的良好保密性的一面。
出版信息网络还可方便地与外域联网,这为出版业面向社会,走向世界创造了十分
有利的条件,这也是一种世界性的趋势。可以说,建立各出版社自己的出版信息网络是
迎接新世纪挑战的一项基础工程。


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