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人力资源讲义(七)

第三章 职务设计

第一节 职务设计概述

职务设计是指企业为了提高工作效率,而采取的修改职务描述和职务资格要求的行为。在企业刚成立时,管理者对企业职务设置、职务职责、管理流程的思考就可以理解为一个职务设计的过程。当然,描述这里讲的“职务设计”是指企业已经存在了一段时间后的对职务设置、职务职责等重新思考和设计。职务设计的目的是优化人力资源配置,为员工创造更加能够发挥自身能力,提高工作效率提供有效的管理环境保障。

一、职务设计的时机

在以下几种情况出现时,人事经理可以考虑职务设计的问题了:

1、职务设置不合理

职务设置并不是很合理,有些职务工作量大,经常无法按时完成工作;有些职务工作量小,上班有很多空余时间。提高了人力资源成本,同时破坏了员工之间的公平和和谐,有些员工可能会产生抵触情绪,影响工作进展。

2、企业计划进行管理改革

由于企业的发展,或市场的变化,企业计划对现有的经营模式和管理模式进行改革时,人力资源部门应该配合企业的改革进行相应的职务设计,使职务能够适应新形势的需要。

3、员工职务效率下降

员工工作效率下降的原因很多。如果是由于员工已经对现有职务没有兴趣或新鲜感而产生的效率下降,就应该考虑对这些职务进行职务重新设计。

二、职务设计的原则

美国管理学家哈克曼在一篇文章中曾经提出了职务分析的以下几下原则:

1、充分考虑技能的多样性;

2、充分考虑任务的完整性;

3、要向员工阐明每项任务的意义;

4、要设置职务反馈环节。

哈克曼认为,满足了上述的原则,就可以使员工体验到工作的重要性和自己所负的责任,及时了解工作的结果,从中产生高度的内存激励作用,形成高质量的工作绩效及对工作高度的满足感。

三、职务设计的形式

常见的职务设计的形式有以下四种:

1、工作轮换

工作轮换是指在不同的时间阶段,员工会在不同的岗位上进行工作。比如人力资源部门的“招聘专员”工作和“薪酬专员”的工作,从事该项工作的员工可以在一年进行一次工作轮换。

工作轮换的优点在于:给员工更多的发展机会,让员工感受到工作的新鲜感和工作的刺激;使员工掌握更多的技能;增进不同工作之间员工的理解,提高协作效率。

但它也有一定的局限性:首先,它只能限于少部分的工作轮换,大多数的工作是无法进行轮换的,因为很难找到双方正好都能适合对方职务资格要求的例子;另外,轮换后由于需要熟悉工作,可能会使职务效率降低。

2、工作丰富化

也叫充实工作内容,是指在工作内容和责任层次上的基本改变,并且使得员工对计划、组织、控制及个体评价承担更多的责任。充实工作内容主要是让员工更加完整、更加有责任心地去进行工作,使员工得到工作本身的激励和成就感。

3、工作扩大化

工作扩大化是指工作的范围扩大,旨在向工人提供更多的工作,即让员工完成更多的工作量。当员工对某项职务更加熟练时,提高他的工作量(相应的也提高待遇),会让员工感到更加充实。

4、以员工为中心的工作再设计

它是将组织的战略、使命与员工对工作的满意度相结合。在工作再设计中,充分采纳员工对某些问题的改进建议,但是必须要求他们说明这些改变对实现组织的整体目标有哪些益处,是如何实现的。

第二节 编写职务描述和职务资格要求

一、职务描述的编写

职务描述编写依据的是职务分析的成果。“职务描述”文件中一般包括基本信息、工作活动和工作程序、工作环境、任职资格、其他事项等方面的信息。表3—4—2是一个“招聘专员”的职务描述:

表3—4—2“招聘专员”职务描述

职务名称:招聘专员

所属部门:人力资源部

直接上级职务:人力资源部经理

职务代码:XL—HR—021

工资等级:9—13

工作目的:为企业招聘优秀、适合的人才

工作要点:

1、制定和执行企业的招聘计划

2、制定、完善和监督执行企业的招聘制度

3、安排应聘人员的面试工作

工作要求:认真负责、有计划性、热情周到

工作责任:

1、根据企业发展情况,提出人员招聘计划

2、执行企业招聘计划

3、制定、完善和监督执行企业的招聘制度

4、制定面试工作流程

5、安排应聘人员的面试工作

6、应聘人员材料管理

7、应聘人员材料、证件的鉴别

8、负责建立企业人才库

9、完成直属上司交办的所有工作任务

衡量标准:

1、上交的报表和报告的时效性和建设性

2、工作档案的完整性

3、应聘人员材料的完整性

工作难点:如何提供详尽的工作报告

工作禁忌:工作粗心,留有首尾,不能有效地向应聘者介绍企业的情况

职业发展道路:招聘经理、人力资源部经理

任职资格:

1、工作经验:三年以上大型企业工作经验

2、专业背景要求:曾从事人事招聘工作2年以上

3、学历要求:本科,大专以上需从事专业3年以上

4、年龄要求:25岁以上

5、个人素质:独立工作能力强,工作认真,责任心强,善于表达,积极热情;四级英文,熟练使用MSOffice

二、职务资格要求的编写

职务资格要求编写的依据是职务分析的成果。“职务描述”文件中一般包括基本信息、知识素质要求、心理素质要求和综合素质要求等。表3—4—3是一个“招聘专员”的职务资格要求的实例。

表3—4—3“招聘专员”职务资格要求

职务名称:招聘专员

所属部门:人力资源部

直接上级职务:人力资源部经理

职务代码:XL—HR—021

工资等级:9—13

(一)生理要求

年龄:23岁至35岁性别:不限

身高:女性:1.55—1.70米男性:1.60—1.85米

体重:与身高成比例,在合理的范围内均可

听力:正常视力:矫正视力正常

健康状况:无残疾、无传染病

外貌:无畸形,出众更佳

声音:普通话发音标准、语音和语速正常

(二)知识和技能要求

1、学历要求:本科,大专以上需从事专业3年以上

2、工作经验:3年以上大型企业工作经验

3、专业背景要求:曾从事人事招聘工作2年以上

4、英文水平:达到国家四级水平

5、计算机:熟练使用WINDOWS和MSoffice系列。

(三)特殊才能要求

1、语言表达能力:能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况;并准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题

2、文字表述能力:能够准确、快速的将希望表达的内容用文字表述出来,对文字描述很敏感

3、观察能力:能够很快的把握应聘者的心理

4、逻辑处理能力:能够将多相并行的事务安排的井井有条

(四)综合素质

1、有良好的职业道德,能够保守企业人事秘密

2、独立工作能力强,能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等职务

3、工作认真细心,能认真保管好各类招聘相关材料

4、有较好的公关能力,能准确的把握同行业的招聘情况

(五)其他要求

1、能够随时准备出差

2、不可请一个月以上的假期


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